Procesoptimalisatie & integraties

Slimmere processen. Beter verbonden systemen.

Veel organisaties beschikken over goede software, maar halen er nog niet alles uit. Medewerkers voeren gegevens meerdere keren in, informatie staat verspreid over verschillende systemen of processen bestaan uit onnodig veel handmatige stappen.

GCS helpt je om bestaande processen slimmer in te richten en systemen beter met elkaar te laten samenwerken. We kijken waar tijd verloren gaat, waar fouten ontstaan en welke verbeteringen de meeste waarde opleveren.

Het resultaat: minder handwerk, betrouwbare informatiestromen en bedrijfsprocessen die prettiger en efficiënter werken.

Ontdek waar jouw processen slimmer kunnen

Procesoptimalisatie is interessant wanneer…

N
je gegevens meerdere keren handmatig invoert;
N
je veel werkt met losse Excel-bestanden;
N
informatie verspreid staat over verschillende systemen;
N
Exact of Odoo niet optimaal wordt benut;
N
medewerkers onnodig veel administratieve handelingen uitvoeren;
N
de systemen niet of onvoldoende met elkaar communiceren;
N
er fouten ontstaan bij het overzetten van informatie;
N
de processen door groei steeds ingewikkelder zijn geworden;
N

je een webshop, ERP, CRM of andere applicaties met elkaar wilt verbinden.

Soms zit de grootste verbetering niet in een compleet nieuw systeem, maar in het slimmer organiseren van wat je al hebt.
Neem vrijblijvend contact met ons op

Klantcase

Van circa 40 rapportages naar één centraal overzicht

Voor De Vries & Metman analyseerde en optimaliseerde GCS onder andere de project- en urenprocessen. Exact Online Projects Premium werd ingericht en de informatie werd samengebracht in een centraal Power BI-overzicht.

Het resultaat was meer overzicht, snellere facturatie en een verbetering van de declarabiliteit. Circa veertig afzonderlijke rapportages werden teruggebracht tot één centraal overzicht.

Bekijk onze klantverhalen
Hoe pakken we het aan?

Stap voor stap naar processen die beter werken

Procesoptimalisatie betekent niet automatisch dat je een nieuw systeem nodig hebt. Vaak valt er juist veel winst te behalen door bestaande software beter in te richten, processen te vereenvoudigen en systemen slim met elkaar te verbinden.

Samen met de gebruikers brengen we in kaart hoe processen in de praktijk verlopen. Waar ontstaat dubbel werk? Welke informatie wordt handmatig overgenomen? Waar ontstaan fouten of vertragingen?

Vervolgens bepalen we welke verbeteringen de meeste waarde opleveren en voeren we deze stap voor stap door.

[

01. Analyseren

We brengen samen met de gebruikers in kaart hoe processen daadwerkelijk verlopen. Daarbij kijken we niet alleen naar de standaardwerkwijze, maar juist ook naar uitzonderingen, handmatige stappen en momenten waarop informatie tussen systemen wordt overgedragen.
[

02. Verbeteren & verbinden

We bepalen welke verbeteringen de meeste waarde opleveren. Dat kan een andere inrichting van Exact of Odoo zijn, het vereenvoudigen van een workflow of het realiseren van een koppeling tussen verschillende applicaties.
[

03. Testen & trainen

Voordat de nieuwe omgeving in gebruik wordt genomen, testen we of alles in de praktijk goed werkt. Gebruikers worden meegenomen in de nieuwe werkwijze en krijgen de training die nodig is om met vertrouwen met het systeem aan de slag te gaan.

Integraties die systemen laten samenwerken

Bedrijfssoftware staat zelden op zichzelf. ERP, CRM, webshops, portals, financiële software en andere applicaties moeten steeds vaker informatie met elkaar uitwisselen.

GCS helpt deze systemen met elkaar te verbinden, zodat gegevens niet telkens opnieuw hoeven te worden ingevoerd en informatie automatisch beschikbaar komt waar deze nodig is.

Denk bijvoorbeeld aan:

$
API-integraties;
$
koppelingen tussen Exact, Odoo en andere applicaties;
$
webshop- en e-commercekoppelingen;
$
koppelingen tussen ERP en CRM;
$
document- en informatiestromen;
$
webshop- en e-commercekoppelingen;
$
workflowautomatisering;
$
middleware en andere integratieoplossingen.
Zo ontstaat een samenhangend landschap van systemen in plaats van allemaal losse applicaties.
Bespreek de mogelijkheden

Exact en Odoo slim combineren

Het beste systeem voor ieder proces

Niet ieder bedrijfsproces hoeft per definitie binnen één applicatie plaats te vinden. Soms is juist een combinatie van systemen de beste oplossing.

GCS heeft expertise in zowel Exact als Odoo en kan helpen om beide omgevingen met elkaar én met andere applicaties te verbinden. Zo kan bijvoorbeeld Exact de financiële basis vormen, terwijl andere operationele processen vanuit Odoo worden ondersteund.

Door gegevens automatisch tussen systemen uit te wisselen, kunnen dubbele invoer en handmatige werkzaamheden worden verminderd.

Meer over Exact
Meer over Odoo

Wat levert procesoptimalisatie op?

N

Minder handmatig werk

Automatiseer terugkerende werkzaamheden en voorkom dat medewerkers dezelfde informatie meerdere keren moeten invoeren.
N

Minder fouten

Door gegevens automatisch tussen systemen uit te wisselen, verklein je de kans op fouten door handmatige invoer.
N

Snellere processen

Haal onnodige stappen uit workflows en zorg dat informatie direct beschikbaar is waar deze nodig is.
N

Systemen die beter samenwerken

Verbind Exact, Odoo, webshops en andere applicaties tot één samenhangende informatieomgeving.
N

Prettiger werken

Een goed proces moet niet alleen efficiënt zijn, maar ook logisch en werkbaar voor de mensen die er dagelijks mee werken.
N

Een schaalbare bedrijfsvoering

Slim ingerichte processen en integraties maken het makkelijker om mee te bewegen wanneer je organisatie groeit of verandert.

De gebruiker staat centraal

De mensen die dagelijks met een proces werken, weten vaak precies waar onnodige handelingen, vertragingen en frustraties ontstaan.

Daarom betrekken we gebruikers actief bij procesoptimalisatie. We luisteren naar hun ervaringen, brengen ook uitzonderingen binnen processen in kaart en vertalen deze kennis naar praktische verbeteringen.

Zo creëren we niet alleen een technisch betere oplossing, maar ook meer draagvlak binnen de organisatie. Een aanpak die GCS ook op de eigen website benadrukt bij procesoptimalisatie: processen stap voor stap verbeteren en medewerkers actief betrekken bij de analyse.

Goede adressen ontstaan in samenwerking met de mensen die ermee werken.

Kan jouw bedrijfsproces slimmer?

Misschien weet je al precies waar het probleem zit. Misschien merk je alleen dat werkzaamheden te veel tijd kosten, informatie versnipperd is of systemen niet goed samenwerken.

GCS kijkt graag samen met jou naar de huidige situatie. We brengen knelpunten in kaart en onderzoeken waar processen eenvoudiger, slimmer en beter geïntegreerd kunnen worden.

Plan een vrijblijvend adviesgesprek